Manejar la relación con su proveedor en China – 7 Claves de Éxito

Relacion con proveedores

Finalmente, ha recibido sus productos desde China. Fuera de unas cuantas unidades defectuosas, todo está muy bien. Felicidades, lo ha logrado. Ha conseguido algo que muchas pequeñas empresas nunca lograrán – establecer una relación exitosa con un proveedor chino. Puede ser un cambio de juego para su negocio. Con el proveedor chino correcto, usted será capaz de tener atractivas ganancias para los próximos años. Incluso podría darle una ventaja en el mercado. Ahora es algo que ciertamente no debe tirar a la basura. Veamos cómo puede conservar su relación con su proveedor – más allá de su primer pedido.

Consejo #1: No se sienta atraído a cambiar a un proveedor “más barato”

Todo parece ir bien hasta que un día cuando recibe su correo electrónico con una cotización de un proveedor, por debajo de lo que su actual proveedor le ofrece. Bueno, en caso de que usted no haya hecho una correcta investigación de precios (por ejemplo comparando precios entre diferentes proveedores), usted podría estar pagando más de lo que debería.

Sin embargo, los proveedores chinos rara vez dudan en hacer grandes promesas (a menos que ellos no necesiten firmar nada). Lo que le digo es que usted deberá considerar la nueva oferta, como un grano de sal. Un proveedor que hace una cotización por debajo del precio de mercado, probablemente no le dice toda la verdad. Podría terminar con un producto que no cumple con sus requisitos de calidad, especificaciones de producto o normas de certificación legales en su país. Algunos proveedores chinos son capaces de ir más lejos, con el fin de obtener nuevos clientes – aunque sea por una sola compra.

Otra práctica común es aumentar el precio justo en el momento del pago del depósito inicial. Sin embargo, muchos importadores reúnen el dinero al final. Están simplemente desesperados para obtener sus productos y no pueden volver a comenzar desde cero con la búsqueda de proveedores. Los proveedores chinos lo saben.

Si no está roto, no lo arregle. Cambiar de proveedor puede ser riesgoso y un gasto de tiempo. Una mínima reducción en el precio ciertamente no es suficiente razón para hacerlo. Si usted realmente quiere volver a recorrer el camino, asegúrese de mantener su relación con su proveedor actual antes del cambio. De hecho, tener un proveedor de respaldo no es malo. Hablaremos de eso más adelante.

Consejo #2: No exprima los márgenes de ganancia de su proveedor

Los proveedores chinos están acostumbrados a negociar el precio. Hasta cierto grado, es lo que se espera. Pero hay que decir, que su proveedor es una empresa comercial – no una organización de calidad. Si ellos no obtienen un buen margen de ganancia en su pedido, ellos no le prestaran atención. Incluso podrían llegar a reducir la calidad de su producto, sin decírselo. Los proveedores chinos tienen bajos márgenes de ganancia. Si su producto realmente es muy sensible al precio, considere comprar mayores volúmenes.

Consejo #3: No relaje su proceso de Aseguramiento de Calidad

Hace algunos años discutiendo la prueba de un pedido con un fabricante en Nantong, pasó algo un poco interesante. Mientras le explicaba los términos de aseguramiento de calidad, el proveedor me decía repetidamente que las inspecciones de calidad y pruebas de producto no eran necesarias después del primer pedido. Lo que implicaba que debíamos “confiar” en ellos si ellos probaban ser confiables.

Ellos nos probaron. Ellos querían ver si seríamos presa fácil. Sin embargo, mi cortes respuesta fue que nosotros nunca relajamos nuestro proceso de aseguramiento de calidad. Les dije que una inspección antes del envío y una prueba de laboratorio se llevarían a cabo en todos y cada uno de los lotes de los pedidos que le hiciéramos.

Si usted relaja todos sus requisitos, usted podría experimentar algo llamado pérdida de calidad. El proveedor aprovecha la oportunidad para incrementar sus márgenes de ganancia usando materiales baratos y de baja calidad. La calidad baja poco a poco, hasta que usted nota que algo va mal. Eso no es buena señal. Hacerle saber a su proveedor que usted no es uno de esos bobos crédulos. Déjelos entonces que se hagan un lío con la producción de sus competidores.

Consejo #4: Nunca confié en una sola persona como contacto

¿Aun se pregunta por qué los agentes de venta chinos siguen usando cuentas de correo electrónico de Gmail y Hotmail, en lugar de usar el correo de la compañía? Es esencialmente porque ellos se consideran independientes. La rotación de personal es muy alta en China. Es casi seguro que su contacto existente tomará sus cosas y se irá a otra compañía en algún momento.

Cuando esto pase, usted no querrá que se lleve su empresa a otro proveedor – un proveedor del que no sabe nada. Un proveedor que puede ofrecer horribles condiciones de trabajo y que tenga cero respeto de sus requisitos de calidad. Lo que hace las cosas peor, es que usted ni siquiera lo sabrá, hasta que reciba un lote de piezas inútiles.

Entonces existen fraudes en los pagos. No hace mucho, un empleado de un antiguo proveedor repentinamente nos envió una factura con los detalles de pago de otra compañía. Descubrimos que el agente de ventas había dejado la compañía hacía unas semanas y trato de encontrar la oportunidad de defraudar al cliente – o darle la orden a otro proveedor. Nosotros no lo supimos, porque no le pagamos esa factura. Si necesita ayuda para asegurarse de no caer en una situación similar – siéntase libre de contactarnos. Nuestro servicio de Investigación de Proveedores incluye tanto la verificación del estatus legal de los proveedores como de sus cuentas bancarias – con el fin de ayudarlo a prevenir fraudes. Lea aquí más detalles.

Usted necesita asegurarse de tener más de una persona de contacto en la oficina del proveedor. De esta forma usted puede estar seguro de tener siempre alguien de su lado.

Consejo #5: Como manejar el aumento de precios

China es un lugar caótico para hacer negocios. Lo sé por experiencia. Comparado con occidente, controlar los costos es mucho más difícil en China. Los salarios mínimos se incrementan, los costos de envío aumentan semana a semana y los subcontratistas de los proveedores hacen cualquier cosa para exprimir sus márgenes de ganancia. Lo que trato de decirle es que el precio incrementará con certeza. Es por eso que los proveedores chinos rehúsan aceptar contratos por precios fijos.

Sin embargo, hay ciertas limitantes de que tan lejos puede llegar el proveedor con eso. Si los salarios pueden incrementarse entre un 10 y un 15% anuales, no hay razón válida para que el proveedor aumente el precio en el mismo porcentaje. El costo laboral con frecuencia es una fracción (5 al 20%) del costo de producción. Otros costos, como el aumento de precio de la materia prima puede respaldarse con la búsqueda de otro.

Los términos de incremento en el precio deben ser especificados en el Acuerdo de Ventas. Al menos, esto le da la impresión al proveedor de que usted no piensa pagarle cualquier precio que él le pida. Tener un proveedor de respaldo o dos siempre es mejor.

Consejo #6: Evite los pedidos de último minuto

He lidiado con muchas situaciones donde les he dicho a mis clientes por meses “es tiempo de hacer ya el pedido, si usted quiere recibir sus productos antes de navidad”. El tiempo pasa y de repente es octubre. Esta época del año donde recibo llamadas desesperadas de proveedores necesitados alrededor del mundo, para hacer sus pedidos de último momento.

Para comenzar, los proveedores chinos rara vez tienen productos en stock. La mayoría no tiene componentes y materia prima en almacén, adicional de las que necesitan para su producción actual. Muchos proveedores tienen tiempos de producción de hasta 30 días. Esto también incluye la compra de componentes y materia prima. A partir de entonces, toma al menos otros 30 días antes de que sus productos lleguen al Puerto de embarque. Pero eso no es todo. Hacer su pedido también lleva tiempo. Usted necesita confirmar algunas cosas. El pago toma algunos días hábiles. El proveedor necesita reparar algunos defectos. Algunos días se desperdician en un almacén de Puerto – y así. Las cosas siempre se toman más tiempo del esperado, especialmente en China.

Al final, el tiempo promedio es generalmente cerca de 3 meses. Sin embargo, yo iría más lejos y le diría que usted debe hacer su pedido por lo menos 4 meses antes de su fecha límite de entrega. En el peor de los escenarios, su inspector de calidad podría descubrir un gran número de piezas defectuosas – lo suficiente para forzar al proveedor a volver a hacer la producción. Esto es algo que muchos importadores deben tener en cuenta.

Consejo #7: Dele a su proveedor un bono de cumplimiento

Darle al proveedor un incentivo por cumplir con las especificaciones de producto es crítico. En general, se hace para hacerle saber al proveedor que tiene algo que perder en caso de no cumplir. Sin embargo, algunas compañías llegan aún más lejos – ellos ofrecen al proveedor el pago de un bono si los productos cumplen con todos sus requisitos de calidad. Es una táctica inteligente, porque hace que el proveedor ponga un poco más de esfuerzo. No tiene por qué ser mucho dinero, un poco porcentaje del valor total del pedido podría ser suficiente para hacer la diferencia.

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