Control de calidad al comprar desde China – Renaud Anjoran explica porqué es importante

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Renaud Anjoran, de Francia, es el fundador de Sofeast – una firma de inspección de calidad con base en el sur de China. Es la persona a llamar cuando quiere asegurarse que sus productos cumplen con sus requisitos de calidad, o cuando tú ya tienes serios problemas de calidad. Con años de experiencia en la industria, tiene mucho que compartirnos. Renaud nos explica que el control de calidad es esencial para todas las empresas que importan desde China y cómo lidiar con el proveedor cuando las cosas van mal.

Renaud para comenzar, ¿podría hablarnos un poco de usted y como se involucró con las garantías de calidad?

Originalmente yo vine a esta región debido a un trabajo en una compañía comercial con base en Hong Kong. Después de cerca de 18 meses, yo sentía que los proveedores chinos me habían engañado de todas las formas posibles y estaba muy frustrado. Estando intentando involucrarme en otra actividad.

Parecía haber una gran necesidad muy obvia de garantías de calidad en el campo, especialmente por parte de la pequeña y mediana empresa (SMEs). Así que inicié mi compañía y comencé a ofrecer este servicio. Ahora tenemos técnicos a lo largo de la zona costera, en las principales áreas de producción.

Su compañía Sofeast se ubica en la provincia de Guangdong. ¿Por qué decidió establecerse allí en lugar de Shanghai o Beijing?

Por la sencilla razón que está cerca de Hong Kong y que todo nuestro trabajo al principio estaba en la provincia de Guangdong. Los exportadores más maduros estaban establecidos en el Delta del río Pearl, dado que la apertura de la economía china comenzó en Shenzhen. Esto significa que los fabricantes en esta área tienen típicamente mejor calidad y más alta capacidad de ingeniería. Pero son mucho más caras que en otras áreas.

¿Qué es exactamente la garantía de calidad y que pasos involucra?

Garantía de calidad (QA) es mucho más amplia que el control de calidad (QC), que solo consiste en verificar si una conformidad es lograda. QA consiste en todos los pasos que previenen que los problemas de calidad aparezcan. A continuación, se presentan los pasos de QA más importantes:

1.) Revisar el diseño de los nuevos productos pensando sobre problemas potenciales (puntos extra si se hace mano a mano con los ingenieros fabricantes);

2.) Aprobar a los buenos fabricantes, y hacerlos firmar el contrato correcto;

3.) Asegurarse que los requisitos del comprador sean claros para todas las partes basado en muestras perfectas, sino también en una hoja con las especificaciones escritas;

4.) Verificar la producción, si es posible en diferentes etapas (mientras más pronto ubique los errores, más fácil será corregirlos);

5.) Aprender las lecciones y mejorar el proceso de QA con el tiempo.

Note que todos estos pasos necesitan ser iniciados por el comprador. Cuando usted compra desde China, usted es responsable por lo que obtiene. El reto es ejercer suficiente control sobre la fábrica, sin caer en la trampa de ser su “niñera”.

La Garantía de Calidad es una gran industria en China. ¿Por qué piensa que es más importante contratar un inspector de calidad al importar desde China, en comparación con Japón o Estados Unidos?

Primero, porque los productos importados desde China no pueden ser devueltos a la fábrica si son defectuosos. En segundo lugar, el sistema legal es aún muy complicado para los pequeños compradores. Y los proveedores chinos lo saben – ellos rara vez compensan a un proveedor por su pobre calidad. Y en tercer lugar, muchos “problemas chinos” se deben a problemas de comunicación. Enviar un par de ojos frescos a la fábrica es una buena forma de descubrir errores antes de que los productos sean enviados – y mientras la fábrica ¡aún puede corregir esos errores!.

Muchos de nuestros lectores están apenas comenzando o son pequeñas empresas que tienen recursos muy limitados. ¿Aun así cree que contratar un Inspector de Calidad tenga sentido para esas empresas?

Hay estrategias para mitigar riesgos, por ejemplo, mantener las órdenes bajas, o comprar con una carta de crédito. Muchas veces, se piensa, que esas soluciones son en realidad más caras que una simple inspección QC (menos de 300 dólares en muchas áreas de producción en China).

Para ordenes muy pequeñas, controlar cada lote puede no tener sentido. Depende del comprador evaluar los riesgos que esté dispuesto a tomar. Solo tenga en cuenta el inconveniente (recibir productos que no pueden ser vendidos/usados después de pagarlos totalmente).

Usted probablemente tenga situaciones donde los clientes no son claros al especificar sus requisitos de calidad. Esto ciertamente hace difícil llevar a cabo una propiamente una inspección de calidad. ¿Cómo pueden mejorar en esto las pequeñas empresas?

Gran pregunta. Usualmente yo les doy un modelo que los guía a los compradores más cautelosos. Sin embargo, he notado que los pequeños importadores se toman su tiempo para llenarlo. Muchas agencias de QA también pueden ayudar a redactar la hoja de especificaciones, dándoles un ejemplo. Pero invertir cerca de 250 dólares por eso es demasiado para los pequeños compradores. Así que los importadores usualmente encuentran la forma de ahorrar dinero. Aquí hay un par de ellas:

1.) Ellos piden el envío de una muestra (tomada al azar de la producción, esperan) y la observan. Estas observaciones sirven de guía para el inspector.

2.) Ellos envían una muestra perfecta, para ser usada como referencia durante las inspecciones. Esta es una buena forma de checar los colores, los materiales, la imagen, sensación, etc. pero no contiene ninguna tolerancia, así que al final el resultado es necesariamente subjetivo.

En el peor de los casos, el comprador y el proveedor discuten los resultados por días y no pueden llegar a un acuerdo. El comprador se siente engañado, pero en realidad es el único que evadió los pasos críticos.

Es un poco común entre los proveedores chinos tomar atajos usando componentes y materiales baratos y de baja calidad, sin el conocimiento del cliente. ¿Qué puede hacerse para prevenir que esto pase?

Es cierto. Es un riesgo, especialmente cuando el proveedor ha rebajado mucho el precio para una sola orden. Si el comprador identifica que hay un alto riesgo, entonces los componentes críticos deben revisarse desde el principio (o junto antes) de la producción masiva. Actuar después no es una solución en muchos casos. Por ejemplo, ¿qué se puede hacer si se corta y taladra madera de grado equivocado? Aceptarlo o rechazarlo (y probablemente perder el depósito que se ha transferido a la fábrica). Es muy tarde para hacer cambios.

Como podrán observar, “revisar” se repite una y otra vez en mis respuestas. Si se deposita un cierto nivel de confianza, el proveedor puede pedir fotos o videos al proveedor. Las muestras pueden enviarse por DHL, FedEx o UPS. Pero muchas veces delegar en un tercero que sea un profesional es la mejor opción.

¿Cómo maneja las situaciones donde se descubre un gran número de piezas defectuosas, y tiene un caso de estudio que pueda compartir con nosotros?

Es una pregunta muy interesante ya que muchos compradores lo hacen mal. La tendencia natural en esta situación es presionar al proveedor para rehacer o reponer los productos, y presentar las piezas a re inspección. Desafortunadamente, ¡eso no es suficiente!

Aquí un ejemplo de un importador que obtuvo ese derecho. Encontramos muchas piezas defectuosas. El comprador le pidió al proveedor un plan de acción. El comprador le pidió fotos, y después una muestra, de algunos cuantos productos (no más de 10) que habían sido rehechos por sugerencia del proveedor.

Al mismo tiempo, se le pidió a la fábrica que clasificara los productos en “buenos” y “malos”. Ellos nos dieron sus números, los cuales (sin sorpresas) no coincidían con los encontrados por nuestra inspección. Así que tuvieron que hacer su clasificación otra vez, bajo nuestra supervisión. Esta vez ellos obtuvieron aproximadamente la misma proporción que habíamos tenido. El paso final fue las miles de piezas malas. Se le pidió al proveedor primero actuar sobre el 10% de esa cantidad y obtener una retroalimentación del comprador (cuantas no podrían rehacerse, fotos de piezas re hechas). Entonces se les autorizaría terminar el trabajo.

De esta forma es como se evita volver a inspeccionar una y otra vez antes de que aceptar finalmente los productos – los proveedores chinos saben que ¡tienen que entregar algo a sus clientes pronto!

Tengo un poco de experiencia en inspecciones de calidad. Para ser honesto no puedo recordar una sola ocasión en que el lote de productos haya sido perfecto (por ejemplo sin piezas defectuosas o algún otro problema descubierto). ¿Alguna vez ha inspeccionado un lote completamente limpio?

No puedo recordar ninguna ocasión en que la inspección donde no haya habido defectos. Algunas veces los productos salen de una máquina y todo está bien, pero hay defectos en el empaque. Muchos piensan que eso no importa. Las compañías que importan desde china no deben esperar un envío libre de defectos. Nadie ha logrado tener cero defectos, sino la ausencia de defectos que pueden herir a alguien.

¿Por qué no pensamos en el futuro? ¿Seguiremos necesitando inspectores de calidad externos dentro de diez años o los proveedores chinos alcanzarán un estándar donde ya no sean necesarios?

Esa es una buena pregunta que necesita una respuesta matizada. Por un lado, si, aun existirán inspectores externos en China dentro de diez años, así como aún hay inspectores en Taiwan o los Estados Unidos. Sorprendentemente poco ha cambiado en los últimos diez años: los inspectores de calidad son obligatorios para muchos mayoristas e importadores profesionales. La calidad en China tiende a mejorar. Sin embargo, presión en los precios es tan alta como siempre, lo que significa que las fabricas sin estructura aún continúan abiertas y haciendo negocios – y esas tienen un nivel cero en términos de calidad.

Por otro lado, yo creo que la mitad de los exportadores de hoy en día estarán fuera del negocio en 5 o 10 años. Esos que continúen estarán mejor organizados, ofrecerán mejor calidad, y entenderán mejor las necesidades de los clientes. Ese es un nuevo mercado: mejora de fábrica. Yo también estoy involucrado en una compañía que ofrece este tipo de consultaría. En conclusión, nadie puede predecir el futuro con certeza, ¡pero nosotros podemos ciertamente planearlo!

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